Polityka prywatności

Informacja o warunkach przetwarzania danych osobowych zawartych w korespondencji elektronicznej

BIOTRONIK Polska Sp. z o.o. • Murawa 12-18 • 61-655 Poznań

I. Administrator danych

Administratorem danych osobowych adresatów i nadawców korespondencji elektronicznej jest firma BIOTRONIK Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-655) przy ul. Murawa 12-18, wpisana do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu pod numerem KRS: 0000148010, NIP: 7792121615, reprezentowana na podstawie odpisu z rejestru przedsiębiorców przez Pana Pawła Rowińskiego – Prezesa Zarządu.

Aby skontaktować się z nami prosimy :
1) wysłać wiadomość pod e-mail: biuro@biotronik.com
2) zadzwonić pod numer tel.: 61 8681465
3) napisać na adres korespondencyjny: ul. Murawa 12-18, 61-655 Poznań.

II. Cele i czas przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza informacje kontaktowe o nadawcach i adresatach korespondencji e-mailowej, zawarte w treści tej korespondencji, w celu:

  1. umożliwienia kontaktu e-mailowego z administratorem oraz podejmowania kontaktu z adresatami celem udzielenia informacji lub odpowiedzi na Państwa zapytania;
  2. dokumentowania ustaleń dokonywanych z klientami, kontrahentami, innymi osobami;
  3. przyjmowania pism, zgłoszeń i wniosków w formie elektronicznej, np. skarg, reklamacji, innych wniosków;
  4. obrony przed roszczeniami oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń.

Okres przetwarzania danych przez administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu administratora, dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania.

Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

III. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w korespondencji e-mailowej jest:

  1. prawnie uzasadniony interes administratora danych oraz nadawców wiadomości elektronicznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – wobec korespondencji incydentalnej, polegającej na umożliwieniu kontaktu elektronicznego z administratorem;
  2. niezbędność do realizacji umowy zawartej z naszymi klientami lub kontrahentami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) w zakresie korespondencji prowadzonej w celu realizacji umowy;
  3. dobrowolnie wyrażona zgoda – jeżeli w przysłanej korespondencji zostaną zawartedane szczególnej kategorii, jak np. dane o stanie zdrowia (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Jeżeli nadawca nie zawarł zgody w swojej korespondencji, poprosimy o jej odrębne udzielenie, gdyż jest to warunek konieczny do zgodnego z RODO przetwarzania przez nas danych szczególnych kategorii. Wyrażoną zgodę można cofnąć w każdym momencie, bez podawania przyczyny, lecz bez wpływu na zgodność z prawem jej przetwarzania przed jej cofnięciem;
  4. dobrowolnie wyrażona zgoda poprzez wyraźne działanie potwierdzające – jeżeli nadawca wiadomości poprosi o udzielenie informacji dotyczących marki administratora, jego produktów lub usług, odpowiedź udzielona nadawcy będzie zawierać żądane przez nadawcę informacje, a wysłanie zapytania będzie oznaczało zgodę na przesłanie nadawcy przez administratora informacji handlowych na podany przez nadawcę adres e-mail w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi (art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną). Wyrażoną zgodę można cofnąć w każdym momencie bez podawania przyczyny, lecz informacje handlowe wysłane po wysłaniu zapytania o nie, a przed cofnięciem zgody, będą wysłane zgodnie z prawem; cofnięcie zgody może uniemożliwić udzielenie pełnej odpowiedzi na zadane pytanie;
  5.  prawnie uzasadniony interes administratora polegający na dochodzeniu roszczeń lub obrony przed roszczeniami, zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Kodeksem cywilnym (art. 6 ust. 1 lit. f oraz art. 9 ust. 2 lit. f RODO).

IV. Odbiorcy danych osobowych

Administrator może ujawniać treść korespondencji wyłącznie w celu dochodzenia swoich roszczeń w ramach postępowania oraz podmiotom współpracującym z administratorem na podstawie pisemnych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, w celu realizacji określonych w umowie zadań i usług na rzecz administratora, w szczególności w zakresie obsługi poczty elektronicznej lub tradycyjnej, hostingu, obsługi IT, usług prawnych i doradczych, obsługi administracyjnej.

Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących przetwarzanych danych osobowych właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa, w tym: sądy lub organy ścigania.

V. Prawa osób, których dane osobowe dotyczą

1. Zgodnie z RODO posiadają Państwo następujące prawa:
1) dostępu – uzyskania od administratora potwierdzenia, czy Państwa dane osobowe są przetwarzane. Jeżeli tak, mają Państwo prawo do uzyskania do nich dostępu oraz uzyskania informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kategoriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczeniaprzetwarzania Państwa danych osobowych oraz do niesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (art. 15 RODO);

  1. do otrzymania kopii danych – uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie administrator może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);
  2. do sprostowania – żądania sprostowania dotyczących Państwa danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
  3. do usunięcia danych – żądania usunięcia Państwa danych osobowych, jeżeli administrator nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art. 17 RODO);
  4. do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych (art. 18 RODO), gdy:
    a)  kwestionujecie Państwo prawidłowość danych osobowych – na okrespozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,
    b)  przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a sprzeciwiacie się Państwo ichusunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania,
    c)  administrator nie potrzebuje już tych danych, ale są one Państwu potrzebnedo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
    d)  wnieśliście Państwo sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia,czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw Państwa sprzeciwu;
  1. do przenoszenia danych – otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego Państwa danych osobowych, które dostarczyliście administratorowi, oraz żądania przesłania tych danych innemu administratorowi, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie Państwa zgody lub umowy oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
  2. do sprzeciwu – wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach administratora, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania. Wówczas administrator dokonuje oceny istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów administratora, administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania danych w tych celach (art. 21 RODO);
  3. do cofnięcia zgody w każdym momencie i bez podawania przyczyny, lecz przetwarzanie danych osobowych dokonane przed cofnięciem zgody nadal pozostanie zgodne z prawem. Cofnięcie zgody spowoduje zaprzestanie przetwarzania przez administratora Państwa danych osobowych w celu, w którym zgoda ta została wyrażona.

2. Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, powinniście Państwo skontaktować się, wykorzystując podane dane kontaktowe, z administratorem i poinformować go, z którego prawa i w jakim zakresie chcą Państwo skorzystać.

VI. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzoru, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, z którym można skontaktować się w następujący sposób:

  1. przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt
  2. telefonicznie: 22 531 03 00
  3. listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

VII. Inspektor Ochrony Danych

W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Inspektorem Ochrony Danych administratora:

  1. e-mailowo pod adresem poczty elektronicznej: iod@biotronik.com;
  2. na wyżej podany adres korespondencyjny z dopiskiem: Inspektor OchronyDanych.

VIII. Akty prawne przywoływane w informacji

1. RODO Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 2016 Nr 119, s. 1); 2. art. 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t. j. Dz.U. z 2017r. poz. 1219 ze zm.);
3. art. 118 i n. ustawy z 23 kwietnia 1964r. – Kodeks cywilny (t. j. Dz.U. z 2018r. poz. 1025 ze zm.).